Oh nein, nicht noch ein Artikel zu dem Thema GTD. Das ist doch schon soooo alt.

Ich weiß, das Thema Getting Things Done ist ziemlich ausgelutscht. Ich will in diesem Artikel auch nicht das Prinzip noch einmal erklären, sondern eher die Dinge, die für mich gut funktionieren, erläutern.

GTD Arbeitsablauf (René Weber)

Das Tool

Die erste Erkenntnis für mich ist, dass man ein gutes Tool (oder mehrere, wir kommen da gleich noch einmal drauf) für GTD benötigt. Hier solltet Ihr nicht versuchen, am falschen Ende zu sparen. Ich benutze OmniFocus – fast schon der Klassiker (allerdings nur für Mac verfügbar).

Das Tools sollte sehr einfach zu bedienen sein, damit es einen nicht durch schlechte Usability davon abhält, es zu benutzen. OmniFocus hat den Vorteil, dass eine iPhone App verfügbar ist, mit der es möglich ist, Aufgaben jeder Zeit zu erfassen und mit dem Mac zu synchronisieren. So kann ich meine Aufgaben dann erfassen, wenn sie mir gerade einfallen. Ich bin sie also sofort los und muss sie nicht im Gehirn mit mir rumschleppen. Dies ist sehr befreiend, wie Ihr auch im Fazit nachlesen könnt.

Kontexte

Als nächstes ist es wichtig in OmniFocus die für einen selber passenden Kontexte anzulegen. Für mich hat sich dabei vor allem folgendes als praktikabel herausgestellt. Als Oberkategorie für die Kontexte habe ich die grundsätzliche Einteilung in “Firma” und “Privat”. In der nächsten Ebene unter Firma habe ich die unter anderem die für mich wichtigen Kontexte “Meetings und Personen” so wie “Warten auf”. Unterhalb dieser finden sich dann Kontexte der einzelnen Kollegen. Das Ganze sieht dann verkürzt so aus:

  • Firma
    • Meetings und Personen
      • EG
      • HH
      • …
    • Warten auf
      • EG
      • HH
      • …

Natürlich habe ich noch ein paar mehr Kontexte um meine eigene Arbeit zu organisieren. Diese sind meiner Meinung nach aber sehr individuell und nicht so einfach auf andere übertragbar. Ein Kontext aus dieser Kategorie ist bei mir “Mac”, also alles, was ich an meinem MacBook mache.

Der Vorteil an dem obigen Verfahren ist es, dass ich jeder Zeit sehen kann, was ich mit wem noch besprechen muss. Dies ist sehr praktisch, wenn ich mich kurz mit einem Kollegen hinsetzen will, um anstehende Dinge zu besprechen. Damit fällt das lästige “Da war noch irgendwas, dass ich sagen wollte” weg.

Die zweite Kategorie “Warten auf” kann ein Lebensretter sein. Wie oft habe ich früher gedacht “Das habe ich abgegeben, da muss ich mich nicht mehr drum kümmern”. Damit waren viele Aufgaben einfach nicht mehr auf meinem Radar. Durch GTD habe ich gelernt, dass es immer noch mein Ding ist, auch wenn gerade wer anders daran arbeitet. Nicht, dass meine Kollegen schlecht arbeiten würden, aber auch sie vergessen halt mal was. Durch den Kontext “Warten auf” kann ich nun regelmäßig nachschauen, wer mir denn noch etwas zuliefern soll, damit ich meine Aufgabe erledigen kann.

Projekte

Quer zu den Kontexten stehen Projekte. Diese sind eine andere Sicht auf meine Aufgaben. Ich sehe mit Hilfe von Projekten, welche Aufgaben in einem bestimmten Projekt zu erledigen sind. Ich nutze diese Ansicht in der Praxis recht selten. Warum weiß ich auch nicht so genau, anscheinend komme ich gut ohne aus.

Next Action

Die nächste wichtige Erkenntnis für mich war, dass Aufgaben so zergliedert werden sollen, dass eine eindeutige nächste Aktion formuliert wird (“Next Action”). Diese nächste Aktion muss so beschaffen sein, dass sie auch ausführbar ist. Das klingt plausibel, ich habe es aber früher selten so gemacht. Ein Beispiel dazu:

Ich bereite ein Meeting für einen Kunden vor. Früher hätte eine Aufgabe genau so ausgesehen “Meeting für Kunden XY vorbereiten”. Dies ist viel zu ungenau und schafft unbewusst (oder bewusst) ein Gefühl der Unbehaglichkeit – und zwar jedes Mal, wenn ich diese Aufgabe vor mir habe.

Warum? Nun, weil ich jedes mal im Kopf überlege, was dafür zu tun ist. Tritt dieses Gefühl auf, kann es sein, dass ich diese Aufgabe gar nicht erst angehe. Ich drücke mich darum, weil es zu unkonkret ist. Eine konkrete nächste Aktion würde bei mir hier lauten “Kunde XY zum Meeting einladen”. Sehe ich so eine Aufgabe, kann ich sie sofort abarbeiten. Ich rufe den Kunden an, vereinbare einen Termin und trage diesen in den Kalender ein. Es ergibt sich daraus fasst zwangsläufig die nächste Aufgabe, die zu einer neuen “Next Action” wird, z.B. “Raum buchen”. Seit dem ich versuche, Aufgaben nach diesem Prinzip zu formulieren, fällt es mir deutlich einfachen, Aufgaben abzuarbeiten.

Abarbeiten

Eine weitere für mich wichtig Säule von GTD ist das Thema “Abarbeiten”. Hierunter verstehe ich den Prozess, die anstehenden “Nächsten Aktionen” regelmäßig durchzugehen und zu erledigen. Dies hilft, Aufgaben zeitgerecht abzuarbeiten. In der Regel schaue ich jeden Morgen und jeden Abend die nächsten Aktionen durch. Manchmal auch öfter.

Kalender

Ein weiteres wichtiges Tool ist für mich der Kalender geworden. Hier trage ich mittlerweile nicht nur Meetings ein, sondern auch Dinge, die ich bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigen muss. Dabei nutze ich die Möglichkeit, Einträge in meinen Kalender machen zu können, die nicht an eine bestimme Uhrzeit gebunden sind, sondern über den Tag hinweg erledigt werden können. Dabei ist mir bewusst, dass es Dinge gibt, die ich an dem geplanten Tag nicht machen kann, weil etwas anderes dazwischen kommt. Die Zuordnung von Aufgaben zu Tagen hilft mir trotzdem sehr, die Arbeit zu organisieren und im Überblick zu behalten.

Auch für den Kalender gilt: regelmäßiges Durchschauen. Ich schaue jeden Morgen in den Kalender, um zu sehen, was an dem Tag anliegt. Weiterhin schaue ich jeden Abend in den Kalender um zu sehen, was ich nicht geschafft habe. Dieses verschiebe ich entsprechend auf die nächsten Tage (so weit es denn geht…). Abends schaue ich dann auch noch, was am nächsten Tag anliegt. Freitags abends schaue ich noch einmal die ganze vergangene Woche durch. Wenn ich etwas nicht geschafft habe, verschiebe ich es auch die nächste Woche. Ebenso schaue ich auf die nächste Woche, um einen Überblick darüber zu haben, was anliegt.

Fazit

Vor mehr als eineinhalb Jahren habe ich angefangen, mich mit dem Thema GTD zu beschäftigen. Ich habe viel ausprobiert (Tools, Kontexte, Verfahren, etc) und bin mit meiner jetzigen Organisation sehr zufrieden. Ich bin mir bewusst, dass ich an einigen Stellen “Abkürzungen” wähle und nicht die reine Lehre von GTD anwende, das ist mir aber egal. Eventuell kann ich an der einen oder anderen Stelle noch etwas verbessern, aber so wie ich es mir eingerichtet habe, funktioniert es für mich.

Insgesamt ist es einfach ein befreiendes Gefühl, wenn man nicht mehr mit dem Gedanken “Da war doch noch was, das ich machen sollte” durch die Gegend läuft und damit nicht abschalten kann. Ich kann Euch versichern, dass das aus dieser Ungewissheit automatisch entstehende Gefühl tatsächlich nach einiger Zeit verschwindet, weil man weiß, dass alle Aufgaben in einem sicheren System auf einen warten.

Wie sind Eure Erfahrungen? Was macht Ihr anders? Benutzt Ihr überhaupt GTD oder etwas ähnliches zur Selbstorganisation?

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